ChatGPT ist in aller Munde: hier ein Versuch digital vs. human. Die Anforderungsstichworte wurden dem ChatGPT System zur Verfügung gestellt und mit dem weiter unten stehenden Ergebnis. Die digital erstellte Version ist als eigener Beitrag separat dargestellt.

Stichworte: Arbeitsmittel seit den 80ern und ihre Konsequenzen; Telefon und Fax beschleunigen und behindern, der Computer findet seinen Weg, von der Schreibmaschine zum Textprogramm, die 90er-Jahren, Handy und Multiplan und die 2000er mit Smartphone

[hier die „human-produzierte“ Version]

Die technische Entwicklung

Die Arbeitsorganisation im administrierenden Bereich von Unternehmen, teilweise auch bei  öffentlichen Arbeitgebern, haben sich seit dem 19. Jhdt. rasant entwickelt. Das ist in den Arbeitsabläufen und dem äußeren Erscheinungsbild in der Administration zu erkennen. Begründet ist das neben organisatorischen Entwicklungen im Administrativen auch in den Grundlagen der  Entwicklung im Produktionsbereich (z.B. seit den 2000er auf Grund des Konzeptes der Arbeit 4.0.). Während im 19./20. Jhdt. der Produktionsprozess (schneller, kostengünstiger und mehr Ausstoß bei gleicher oder höherer Qualität) im Vordergrund stand, haben sich die Anforderungen zum Ende des 20ten Jahrhundert (auch und teilweise priorisiert) auf die Gesundheit und die Zufriedenheit der in den Arbeitsprozess eingebundenen Menschen konzentriert. Worklife balance ist zwar als „moderner“ Begriff erst in den letzten 2010er-2020er Jahren relevant geworden, war der Sache nach aber seit den späten 1950er durchaus schon als Kriterium vorhanden (man erinnere sich an die Forderungen der Gewerkschaft, das „Vati am Sonntag“ den Kindern gehört oder den Begründungen zur 35 Stundenwochen, über deren Berechtigung man durchaus unterschiedlicher Meinung sein kann, die aber Ausdruck eines „ausgewogenen Verhältnisses zwischen Arbeit und Freizeit“ darstellte.

Optimierung und Effizienz haben damit nicht ihre Bedeutung verloren, sind aber eingegrenzter und (auch) auf den Menschen gerichtet. Die industriellen Entwicklungen der Produktion eine T-Modell von Ford (man erinnere sich an die cineastische Aufarbeitung durch Charly Chaplins „Modern Times“) griffen auch auf die Büroorganisation über.

Die wirkliche Beschleunigung und effektivere Ausgestaltung der administrativen Tätigkeiten kamen aber erst seit den 1960er/70er Jahre zum Tragen. Ein Zeitpunkt in dem „Lochkartenverarbeitungen“ und  „Rechenzentren“, Just in Time Produktion am Band, dem Menschen ein Tempo oktroyierten, dass er immer weniger selbst zu bestimmen schien.

Die (behauptete) Abkehr, zumindest die teilweise Minderung, von hierarchischen Arbeitsstrukturen schuf mit der Zeit eine anderen Ansatz. In den Fokus gelangte die Arbeitszufriedenheit als Motivator für effizientere und qualitativ bessere Arbeitsergebnis. Die Vorstellungen der Managementtheorien eines Peter Druckers wurden mehr und mehr zu team- und personenbezogenen Steuerungsstrukturen erweitert. Aus Sicht der Unternehmen mit der Gefahr, das eigentliche Ziele des Kontraktes zwischen ARBEITnehmer und ARBEITgeber aus dem Auge zu verlieren.

Technologie in der Administration beschleunigt die Arbeitsabläufe

Wir leben in einer Welt, in der Technologie die Arbeit erleichtert und die Geschwindigkeit der Arbeit erhöht. REFA Techniken, die in den 1970er und 1980er jeden Betrieb „beherrschten“ (und selbstverständlich auch heute nicht aus den Prozessen wegzudenken sind), waren und sind nicht primär auf die Büroorganisation ausgerichtet, aber sie  wirkten und wirken sich immer auch darauf aus.

Als die ersten Tabellenkalkulation (z.B. Programme wie Multiplan, einem Vorläufer von Excel) sich verbreiteten und komplexe Rechenoperationen für normale Anwender zugänglich wurden, ging das einher mit einer intensiveren Selbstbeschäftigung mit diesen Möglichkeiten bis hin zur (freiwilligen) Selbstausbeutung.

Spätestens seit dem „intelligent“ gestaltete Anwendungsprogramme die Funktionen von Aufgabenzuordnungen, Wiedervorlagenverwaltung und Controlling wie selbstverständlich mitübernehmen (oder übernehmen können) ist der Begriff der Selbstorganisation (und damit die Gefahr der Selbstausbeutung, die nicht immer im Interesse der ArbeitGeber Seite liegen) in einem anderen Zusammenhang zu interpretieren. Aber selbst die Einführung von Zeichen- und Notiz-Software, digitaler Stifter (vom eBleistift, eFüller bis zum ePinsel) hat nicht dazu geführt, dass echtes Papier, mit  graphitgefülltem Bleistift und kautschukbasiertem (ja, die gibt es noch) Radiergummi ihre Funktion vollständig verloren hätten. Warum nach wie vor erhebliche Reminiszenzen und Artefakte erkennbar sind mag an Fragen der cerebralen Begründung von Lerntheorie (z.B. Verbindung zwischen manuellem Schreibvorgang und Speicherung des Erlernten) liegen, vielleicht auch nur an der fehlenden Ausstattung mit technischen Geräten (nicht jedem steht immer ein Smartphone zur Verfügung) oder der aktueller Verfügbarkeit in einer konkreten Situation. Vielleicht wird Sprachsoftware und Aufzeichnungsmöglichkeiten einen weiteren Rückzug des Analogen bewirken. Ob dann die technischen Formate und Darstellungsgeräte die hundert oder tausendjährige Dauerhaftigkeit eines handgeschriebenen Briefes oder eine gedruckten Buches, eines Papyrus, erlaubt mag man bezweifeln. Schon heute scheitert die Lesbarkeit einer Quelle der 1980er oft am Speicherformat zu scheitern. Ein Buch aus dem letzten Jahrhundert zu lesen, ist dagegen für die meisten ein „Kinderspiel“. Aber das ist eine andere Fragestellung.

In jedem Fall hatte die Einführung technischen Lösungen für Verwaltungsaufgaben eine Automatisierung standardisierbarer Abläufe zur Folge. Spätestens seit der Verbreitung sich selbst entwickelnder Algorithmen (gemeinhin Artificial Intelligence oder künstliche Intelligenz) geht es auch darüber hinaus. Wie weit wird die Zeit zeigen. Auch wie weit das die Egalisierung und GleichFormung zur Folge haben wird.

Aber die Möglichkeit einer Automatisierung beinhaltet nicht die automatischen Anpassungen der sekundären und tertiär damit zusammenhängenden Prozesse und Arbeitsabläufe. Dieser Aufwand, den Techniker und Vertriebsabteilungen gerne mal „vergessen“ führt zu einer Kaskade von Veränderungen im Umfeld der neuen Technik. Auch und gerade im Bereich der Administration. Und damit nicht genug: auch die sozialen Interaktionen hatte in der Vergangenheit Konsequenzen. Man erinnere sich nach der Einführung von Faxgeräten, an den unmittelbar nach Übersendung folgenden Anruf, ob man den 30-seitigen Auftrag/Vertrag schon gelesen habe. Heutzutage gilt das für sein Pendent, die eMails. Die man gelesen haben sollte, sobald sie den Empfänger erreicht haben. Zustellnachrichten mit Zeitstempel tun ihr Übriges zum Leistungsdruck. Nachfragen bei großzügig verteilten WhatsApp Einladungen. Das führt zu einem Beschleunigungsdruck, der einerseits die Beschaffung des jeweils neuesten technischen Gerätes verlangt und andererseits deren Einsatz einfordert. Sozial einforderbar macht.

Im Ergebnis wird der berufliche Teil durch entsprechende Reaktionsanforderungen getriggert, bestimmt und kontrolliert, und weitet sich in den privaten Bereich aus. Freiwillig, manchmal mit leichtem Druck oder auch mit gesellschaftlicher Einforderung eines – angeblich – sozialnützigen Verhaltens („wie Sie haben keine Instagram und keinen Twitter-Account?“).

Ob die Arbeitsabläufe komplexer geworden sind kann man kontrovers diskutieren, dass sie dynamischer geworden sind, dürfte auf eine breite Zustimmung treffen.

Man dürfte auch mit der Annahme, dass das aus der Vielzahl der verschiedenen Änderungsmotoren (neue Versionen von Programmen, mit immer wieder notwendigen Anpassungen der eigenen, unmittelbare Folge- und Zuführungsprozessen oder der Vielzahl der auf den Prozess einwirkenden Operatoren, kurzfristig sich ändernde Kundenanforderungen, gesetzliche Vorschriften, Veränderung der Herstellungs- und Lieferzeiten) herrührt, nicht ganz falsch liegen. Und gerade wegen der Vielzahl der sich scheinbar permanent ändernden Anforderung in kurz Zeittakt entsteht dann das was allgegenwärtig ist: Streß und echter und vermeintlicher Leistungsdruck.

Nicht die „surrenden Maschinen“ oder „tickernden Uhren“ sind das Problem.

Die Bereitschaft den Trigger abzuschalten, durchzuatmen und auf Abstand zu gehen, wäre ein Lösungsansatz.

Ob es im Sinne einer erweiterten Sicht von Ansätzen der Freiburger Schule der sozialen Marktwirtschaft eine Aufgabe des Management ist sich mit den Fragen der Work-Life Balance der Mitarbeiter zu beschäftigen kann man ambivalent sehen. Als Gesichtspunkt beim Recruiting oder landläufig der Personalbeschaffung ist es aber ein notwendiger Faktor. Insbesondere in Zeiten eines Nachfragemarktes, kann sich ein Unternehmen nicht erlauben diesen Aspekt zu vernachlässigen. Genauso dürfte die Frage der (Eigen-)Verantwortlichkeit für den Feierabend, die abendlichen Mails, die Erfassung (und Einhaltung) der Arbeitszeit, kontrovers diskutierbar sein.

In dynamischen Zeiten eine Frage der Personalbeschaffung und des Erhalts eines ausreichenden und qualifizierten Personalbestandes.

Garniert wird das Ganze auf dem Hintergrund der Globalisierung mit dem Auftreten einer Vielzahl von Sprachen, kultureller + sozialer Anforderungen. Weicher Faktoren. Auch keine geringen Streßtreiber.

Wer nicht mitspielt wird abgehängt. Wer nicht englisch wenigstens auf B-Niveau spricht, bleibt bei vielen Dingen außen vor.

In den 1970ern und 1980ern lebte man noch nach dem Ansatz: angemessene Löhne, bei angemessener Freizeit führen zu positivem Betriebsklima und guten Arbeitsergebnis und Qualität. (Das hat sich auch in der Unterhaltungswelt des Fernsehfilm herumgesprochen:  „Die Wichers von Nebenan“, Serie der 80 er Jahre, S01/ E03 Eberhards Gesundheit), heute hat die Selbstoptimierung, die Marathon Zeit des Mitarbeiters, seine FItnessdaten und die Planung des nächsten Sabbaticals den Vorrang. Ob zu Recht muss man diskutieren. Aber der Fordernde darf nicht vergessen, was der zur Leistung Aufgeforderte leisten kann und will. Ob man das nun angelsächsisch modernisiert als challenge benennt oder von alters her als Herausforderung: es bleibt eine gegenseitige Herausforderung.

Über all die technischen Entwicklungen darf der Mensch nicht in Vergessenheit geraten, aber auch der Mensch, „HR“ auf Neudeutsch, darf nicht vergessen, dass die Leistungsfähigkeit der Gesellschaft und des Unternehmens ein Prozess des aufeinander zu Gehens darstellt. Den Komfort zwischen landesweit verfügbarer veganer Küche und Bio-Produkten mit vertretbarem Versorgung saufwand kann nur in Anspruch nehmen, wer den komplexen Bereitstellungsprozess der Wirtschaft unterstützt. Geordert sind Bescheidenheit und sachliche und zutreffende Einschätzung.

Sich dem Zeittakt – und damit einem wichtigen Stressfaktore – zu entziehen ist eine konfliktgeeigete Aufforderung an den Mitarbeiter, die das Unternehmen unterstützten kann und sollte. Aus dem Zusammenspiel mag sich dann ein gemeinsamer Weg zur work-life balance ergeben.

Digital hat seine Vorteile, aber eben auch Nachteile. Das Problem ist nicht die digitale Lösung der Fragen moderner Büroarbeit. Das Problem ist der gesellschaftliche Ductus. Die Fragen der Zeit spiegeln sich auch in der Bürowelt, aber sie sind Abbild der Gesellschaft. Löst man die Fragen der Bürowelt, löst man keine gesellschaftlichen Fragen. Die gesellschaftlichen Fragen sind „das Ei“, die Fragendie zuerst gelöst werden müssen.

Manchmal mag der Spruch der Altvorderen eine Überlegung wert zu sein:

Eile mit Weile